Wielu dostawców usług informatycznych zastanawia się, w jaki sposób poprawić swój wizerunek w oczach partnerów biznesowych. Wraz z przejściem na tryb długoterminowego planowania popytu i potencjału wykonawczego, dostawca usług IT zaczynie być postrzegany jako inicjator i partner dla biznesu, a nie tylko organizacja „podtrzymująca włączone światło”. Takie planowanie stanie się możliwe dzięki dwóm procesom: zarządzanie popytem i potencjałem wykonawczym.

Zarządzanie popytem i potencjałem wykonawczym
– dbanie o sukces procesów

Zarządzanie popytem i potencjałem wykonawczym mają swoje kluczowe czynniki sukcesu. Zależą one wprost od źródła danych – jego wiarygodności, a w późniejszym czasie, od rzetelności wykonywanych analiz i ich częstotliwości. Efektywne zarządzanie w tych dwóch obszarach umożliwi optymalne bilansowanie zasobów infrastruktury IT. To zagwarantuje zarówno ciągłość świadczenia usług na najwyższym poziomie oraz stałe dostarczanie wartości dodanej.

W ostatnim artykule opisywałem zarządzanie popytem i potencjałem wykonawczym. Bez tych dwóch, efektywnie działających procesów, dostawca usług IT nie będzie w stanie wydajnie kontrolować i wpływać na redukcję kosztów. W tym artykule skupimy się na korzyściach. Zarządzanie popytem i potencjałem wykonawczym z pewnością ich dostarczają.

Istnieje kilka kroków, o których musisz pamiętać w kontekście tych procesów:

  1. Wysoka jakość danych – zarządzanie popytem i potencjałem muszą odnosić się zawsze do sprawdzonych danych. Kluczem do efektywności w tych procesach jest wypracowanie zaufanych i wiarygodnych źródeł informacji. Dotyczy to systemów raportujących, gromadzących i przetwarzających dane. Z chwilą, gdy ludzie nabiorą przekonania do źródeł informacji, możliwa stanie się budowa zaufania wraz z rzetelnym planem komunikacji. W konsekwencji, prowadzone analizy i raportowanie będą efektywne;
  2. Nastawienie na zmiany i rozwój – wraz z obniżaniem kosztów wynikających z lepszego planowania i optymalizacji popytu i potencjału wykonawczego, nie może pogorszyć się poziom świadczonych usług. Planowanie utylizacji zasobów musi uwzględniać rozwój oraz możliwe zmiany w popycie  na usługi. Inaczej dostawca IT może być postrzegany jako element ograniczający. To będzie podkopywać wysiłki włożone w oba procesy  – zarządzanie popytem i potencjałem wykonawczym;
  3. Kolejność działań – konieczne staje się ustalenie kolejności oraz częstotliwości opracowywania planów względem popytu oraz potencjału wykonawczego. Zarządzanie popytem i potencjałem wykonawczym z pewnością będzie różnić się w odniesieniu do pojedynczego serwera oraz w odniesieniu do całego data center. Tak samo jak różny będzie poziom trudności opracowania tychże planów, gwarantując tym samym efektywność kosztową. Często bywa tak, że gdy organizacja staje przed szansą usprawnienia swoich procesów, to najwięcej korzyści czerpie ona z nowych inicjatyw. Jeżeli procesy zarządzania popytem i potencjałem wykonawczym są dla organizacji czymś nowym, to korzyści odniesione po ich wdrożeniu mogą przejść najśmielsze oczekiwania.

Do największych korzyści dla organizacja IT można zaliczyć:

Solidne uzasadnienie kosztów

Zapewne większość dostawców IT jest pod zwiększoną presją dostarczania jasnych, przejrzystych raportów finansowych, a także usprawnienia sposobu planowania i budżetowania kosztów. Zarządzanie popytem i potencjałem wykonawczym mogą okazać się tutaj pomocne. Przede wszystkim pozwalają zarówno samym działom IT jak i biznesowi, na lepsze zrozumienie jak podejmowane decyzje biznesowe przekładają się na wydatki na infrastrukturę informatyczną.

Zintegrowane, średnio i długoterminowe planowanie popytu i potencjału wykonawczego ułatwia podejmowanie kluczowych, inwestycyjnych decyzji. Takie planowanie znacznie przewyższa podejście, w którym analizowane są pojedynczo komponenty infrastruktury. Zapewne możliwe stanie się wpływanie na wydatki z dużym, kilkuletnim wyprzedzeniem, z jednoczesnym powiązaniem rezultatów z podejmowanymi inicjatywami biznesowymi. W kontekście bliskiej współpracy ze wspieranymi jednostkami biznesowymi, IT może efektywniej priorytetyzować inwestycje w nowe technologie by od początku wspierać i umożliwiać rozwój.

Zarządzanie popytem i potencjałem wykonawczym – Business case

Bez szerokiego rozumienia wpływu podejmowanych decyzji biznesowych
o charakterze strategicznym na możliwości zarządzania popytem przez dostawcę usług informatycznych, wręcz niemożliwe staje się wykazanie uzasadnienia na ponoszone koszty inwestycyjne, np. rozbudowa data center. Tego typu sprawy mogą ciągnąć się latami, a wydłużanie czasu wdrożenia rozwiązania może mieć bardzo negatywny wpływ na biznes – w szczególności na rynku cechującym się szybką dynamiką zmian. Próba przyspieszenia prac w takich wypadkach może skutkować podejmowaniem nieoptymalnych decyzji, a w ostateczności decyzji droższych i bardziej złożonych.

Zarządzanie popytem i potencjałem wykonawczym – po zoptymalizowaniu te dwa procesy, pomogą przezwyciężać omawiane problemy, poprzez tworzenie lepszych, krótkoterminowych planów funkcjonalności oraz przewidywać długoterminowe fluktuacje w popycie na usługi informatyczne. To z kolei wpłynie na zwiększenie zaufania ze strony biznesu i stanowić będzie solidną podstawę do tworzonych uzasadnień prac projektowych

Poprawa poziomów wykorzystania zasobów IT

Wyciskanie jak najwięcej z zasobów, zarówno z tych istniejących jak również i tych, które planuje się dodać w przyszłości – to najbardziej oczywisty wskaźnik zwrotu z inwestycji. W jego maksymalizacji mogą pomóc efektywne procesy zarządzania popytem i potencjałem wykonawczym. Wyobraź sobie firmę, która wynajmuje 5 razy więcej powierzchni biurowej niż potrzebuje. Analogicznie, do niedawna poziom wykorzystania farm serwerowych nie przekraczał 20% – to oznacza 5 krotnie większą liczbę serwerów niż potrzeba. Straty z tym związane mogą przybierać astronomiczne rozmiary. Dzięki tym procesom możliwe stanie się:

  1. Dodawanie zasobów w momencie, gdy faktycznie są potrzebne, eliminując nadmiar niewykorzystanego potencjału wykonawczego;
  2. Identyfikowanie wąskich gardeł, w szczególności rozwiązywanie problemów z niewykorzystanym potencjałem, blokowanym przez niedoszacowanie w poziomie utylizacji innych zasobów;
  3. Zagwarantowanie odpowiedniego potencjału wykonawczego w odniesieniu do obecnych i przyszłych wymagań;

Usprawnienie zaopatrzenia

Zwiększona świadomość dotycząca przyszłych potrzeb może odegrać istotną rolę w procesie zaopatrywania. Proces ten będzie inicjowany znacznie szybciej, z lepiej zdefiniowanymi potrzebami i wymaganiami, a także z bardziej precyzyjnie określonymi terminami dostaw. W takich warunkach możliwy stanie się optymalny dobór zasobów, a także pełny i rzetelny przegląd dostępnych opcji. Jednocześnie biznes nabierze zaufania do dostawcy usług, przez co częściej i chętniej będzie zawierać umowy długoterminowe – a to z kolei przełoży się na realne oszczędności.

Biznesowa elastyczność

Nabycie umiejętności dostrzegania zależności pomiędzy rozwojem biznesu, a poziomem utylizacji infrastruktury IT to pierwszy krok do budowania zaufania, ale także do pozostania w linii z biznesem. Jednocześnie da to możliwości dostawcom usług informatycznych do podejmowania i realizowania kluczowych, strategicznych zmian. Zdolność do odpowiadania na wzrastający popyt z dość dużym wyprzedzeniem będzie szczególnie doceniona w tych obszarach, które charakteryzują się dużą dynamiką zmian oraz poziomem konkurencyjności.

W niektórych wypadkach, 1-roczne prognozowanie będzie już wielkim osiągnięciem, dającym przewagę konkurencyjną.

Podsumowanie

Z efektywnie działającymi procesami zarządzania popytem i potencjałem wykonawczym, działy IT będą posiadały większą zdolność do proaktywnego działania oraz dostarczania wartości dodanej wraz z oferowanymi usługami informatycznymi – a nie, jak dzieje się to najczęściej – do bycia jedynie wąskim gardłem dla rozwoju biznesu.