Wiedza – wg definicji jest to „ogół wiarygodnych informacji o rzeczywistości wraz z umiejętnością ich wykorzystywania”. Każda organizacja, również organizacja IT, w swojej działalności posiada oraz wykorzystuje różnego rodzaju wiedzę. Może to robić świadomie lub nieświadomie. Zarządzanie wiedzą niesie ze sobą ogromny potencjał i jeżeli organizacja zda sobie z tego sprawę (a jest to tylko kwestia czasu), to zaczyna się przyglądać sposobom i możliwościom efektywnego gospodarowania wiedzą.

Wiedza oraz zarządzanie wiedzą – jak rozumieć?

Sama wiedza oraz zarządzanie wiedzą mogą stanowić bezpośrednie składnik inicjatywy biznesowej, chociażby służący do „usprawnienia przepływu informacji pomiędzy silosami w organizacji w celu zwiększenia efektywności współpracy pomiędzy jednostkami”. Z dużym prawdopodobieństwem można przypuszczać, że chodzi o łatwy i płynny przepływ wiedzy. W niektórych przypadkach sama idea biznesowa może odnosić się do inicjatywy zarządzania wiedzą, np. „zapoczątkowania inicjatywy zarządzania wiedzą w celu polepszenia poziomu obsługi klienta”.

Nie mniej jednak zarządzanie wiedzą nie musi się jednoznacznie kojarzyć tylko z inicjatywą, gdyż wiedza oraz zarządzanie nią nie powinno być celem samym w sobie, lecz jedynie pretekstem do usprawniania czegoś innego. Pojmowanie zarządzania wiedzą, jako sposób na usprawnianie innych obszarów jest bezpiecznym i rekomendowanym podejściem. W wielu organizacjach wiedza oraz sposoby na zarządzanie wiedzą są pojmowane negatywnie, bez wiary i przekonania.

Zwiększenie efektywności poprzez zarządzanie wiedzą

Proces ciągłego i spójnego wykorzystywania posiadanych informacji do rozwiązywania problemów czy też przyspieszenia pewnych procesów stanowi o potencjale organizacji do wykorzystywania swojej wiedzy. Każdego dnia organizacje podejmują decyzje, które implikują wykorzystanie zarówno posiadanej wiedzy,  jak i jej pozyskanie, a następnie przetworzenie. Mimo, iż w wielu przypadkach organizacje nieświadomie odnoszą się do zarządzania wiedzą, tak działania i aktywności podejmowane celem jej pozyskania potwierdzają procesy zarządzania wiedzą. Proces ten może przebiegać w głowach pracowników i niekoniecznie musi być spisany i sformalizowany.

Wiedza posiada największą wartość, gdy osoby nią zarządzające potrafią ją wykorzystać i połączyć z wartościami biznesowymi. To spowoduje także odpowiednie zainteresowanie wiedzą, a także procesem nią zarządzającym. Pozwoli także na wyeliminowanie możliwego, negatywnego pojmowania słowa ”wiedza”, w oderwaniu od kontekstu organizacji. Dodatkowo zarządzanie wiedzą nie jest wymieniane jako cel, a jedynie aspek w wysoko poziomowym, biznesowym celu.