Większość osób zarządzających IT skupia swoją uwagę na metrykach operacyjnych, których głównym celem jest przekazywanie informacji o obecnym poziomie dostarczania usług informatycznych z fazy ich utylizacji. Dzisiaj wielu menadżerów IT proszonych jest o wsparcie dużej ilości różnych modeli biznesowych jednocześnie, a to wymaga umiejętności stawiania organizacji informatycznej w różnych miejscach biznesowego łańcucha wartości, gdzie dostarczanie użyteczności w postaci usług informatycznych musi mieć ścisłe uzasadnienie kosztowe. Pomóc w tym mogą metryki, zarówno skoncentrowane na warstwie operacyjnej jak i finansowej.

Wiele organizacji, nawet tych dużych, traktuje metryki finansowe jedynie jako ułamek procesu zarządzania usługami informatycznymi. W przeważającej większości polegają one na operacyjnych metrykach, z wyjątkiem momentów, w których uzasadniają lub kontrolują projekty IT albo planują roczne budżety. Dobrze dobrane metryki finansowe w połączeniu ze zrównoważonymi kartami wyników (ang. balance scorecard) oceniających kondycję i efektywność, z pewnością przyniesie szereg korzyści. Pokazanie IT w szerszym, również finansowym wymiarze, będzie także jasnym sygnałem, że IT jest zarządzanie jak każda inna jednostka biznesowa.

Metryki finansowe

Dla wielu organizacji głównymi miernikami efektywności IT wciąż pozostają redukcja kosztów oraz poprawa jakości oferowanych usług. W takim wypadku mierniki będą skoncentrowane na aspekt kosztowy.

Warto przyjrzeć się również innym miernikom, które albo będą skupiać się na aspekcie ilościowym lub też będą zorientowane na związkach pomiędzy różnymi kategoriami, celem uzyskania optimum struktur kosztowych. O jakich miernikach mowa?

Koszt jednostkowy

Są to koszty bezpośrednie, przypisane konkretnym jednostkom konfiguracji w infrastrukturze. Z punktu widzenia usług i poziomu ich świadczenia, są to jednostki kluczowe. Typowymi kategoriami i przykładami są:

  • jednostki używane przez użytkowników IT, np. komputery stacjonarne, laptopy czy urządzenia mobilne;
  • uśrednione koszty komunikacyjne telefonów, telefonów IP oraz Email;
  • koszt przechowywania danych, zazwyczaj liczony per terabajt;
  • przestrzeń w centrum przetwarzania danych (ang. data centre).

Na ich podstawie osoby zarządzające IT są w stanie zaproponować mierniki, za pomocą których koszty jednostkowe będą ściśle kontrolowane. Podczas gdy wiele usług będzie zawierać dużą liczbę elementów składowych, mających wpływ na całkowity wydatek, ważne jest by z dokładnością planować ich koszty. Wymusza to konieczność posiadania dogłębnej wiedzy na temat każdego elementu składowego usługi, obejmującej także ich wpływ na koszty. Jeżeli wydatki na usługę się zwiększają, jest to sygnałem do działania.

Koszt stały i zmienny

Znajomość proporcji kosztów stałych do zmiennych pomaga w lepszym zrozumieniu struktury kosztów, a także tego, jaki jest ich związek ze strategią. Prawie 66% większości budżetów IT stanowią koszty stałe. Przeniesienie większego udziału na koszty stałe sprzyja rozwojowi i wprowadzaniu nowych rozwiązań oraz zwiększa elastyczność, poprzez większe przeznaczanie środków chociażby w cele rozwojowe.

Zarządzanie większym udziałem kosztów zmiennych pozwala na również na ich efektywniejsze zarządzanie. Dzieje się tak dlatego, że można je łatwo skalować i dostosowywać do poziomu popytu.

Outsourcing, czyli przenoszenie usług na zewnętrznych dostawców, rodzi ogromny potencjał redukcji poziomu kosztów stałych. Jednakże zalety elastyczności jakie ze sobą niesie , należy zestawić również z innymi elementami, takimi jak: możliwości integracyjne, bezpieczeństwo danych czy problemy kompatybilności.

Koszty bezpośrednie i pośrednie

Metryki te kojarzą się przede wszystkim z kosztami, podzielonymi na 2 grupy:  bezpośrednie i pośrednie. Obok podziału na koszta stałe i zmienne, ten podział również jest szeroko wykorzystywany. Określając koszty pośrednie i bezpośrednie, należy przede wszystkim odpowiedzieć sobie na jedno pytanie: względem czego alokowane będą koszta.

W organizacjach, w których nie przeprowadzono jeszcze transformacji na model usługowy, bardzo często koszty alokowane są na jednostkę biznesową lub centrum kosztów. W innym wypadku, koszta przypisywane są konkretnym usługom.

Zasoby potrzebne do dostarczania konkretnej usługi stanowią koszt bezpośredni. Koszta pośrednie stanowią grupę kosztów, które są współdzielone pomiędzy wieloma usługami. Ma to ogromne znaczenie w przypadku tych organizacji, które przechodzą na model świadczenia usług współdzielonych. Większy udział kosztów pośrednich oznacza lepsze wykorzystanie zasobów, głównie poprzez poprawę wykorzystania ich potencjału wykonawczego.

Stosowane metryki, dotyczące kosztów pośrednich i bezpośrednich, są bardzo trudne w opracowaniu. Bardzo często spotkamy się z problem (lub też niemożliwością) skategoryzowania kosztów na te dwie grupy. W takim wypadku, powstanie „szara strefa” kosztów, którą należy mieć pod ścisłą kontrolą. Dla celów sprawozdawczych, należy jednoznacznie określić, do jakiej grupy (pośrednie/bezpośrednie), koszty te będą przydzielone.

Budżet vs przewidywanie

O ile budżetowanie z reguły odbywa się raz do roku, tak przewidywanie kosztów powinno stanowić comiesięczną rutynę w efektywnym zarządzaniu IT. Przewidywanie jest procesem szacowania, jak dużo środków finansowych będzie potrzebnych w określonym czasie na świadczenie usługi na określonym i uzgodnionym poziomie.

Najczęściej prognozy finansowe na przyszłość są uwzględniane w aktualnych wydatkach, by pokazać niewykorzystaną lecz spodziewaną w budżecie różnicę. Metryki dotyczące planowanych wydatków i kosztów (poziom, udział) pozwolą lepiej zarządzań budżetem, a w ostateczności – usługami IT. Znajomość części różnicy pomiędzy obecnym poziomem wydatków a planowanym, jest kluczowym elementem efektywnego zarządzania IT. Pozwala na przygotowanie i dostosowanie działań zmierzających do optymalnego wykorzystania środków finansowych, a także na ich zagwarantowanie w realizację przyszłych potrzeb.

CapEx

Na metryki składa się również CapEx (ang. Capital Expenditure – wydatki inwestycyjne). Wydatki inwestycyjne stanowią koszty zamówienia czegoś, co stanie się środkiem trwałym (na przykład koszt zamówienia komputera lub budynku). Najczęściej amortyzacja zasobu przebiega poprzez wiele okresów sprawozdawczych. Wydatki inwestycyjne nie tylko zawierają koszy sprzętu czy oprogramowania, ale także uwzględniają koszt rozwijania i wdrożenia. Wielu CIO (ang. Chief Information Officer) skupia się na bilansie pomiędzy wydatkami inwestycyjnymi a operacyjnymi. Zachowanie odpowiedniej proporcji jest ważnym czynnikiem, wskazującym na to, czy IT jest efektywnie zarządzane. Ogólnie, im wyższe środki przeznaczane są na CapEx, tym większe są inwestycje na cele długoterminowe. Metryki w takiej sytuacji można łatwo i szybko zdefiniować.