Budowa CMS, czyli systemu zarządzania konfiguracją (ang. Configuration Management System), kusi wielu liderów IT swoim potencjałem. Głównie ze względu na fakt, że na ogół stanowi ona źródło cennych informacji, potrzebnych do sprawnego dostarczania usług IT. Jeżeli organizacja zdecyduje już, że budowa CMS jest konieczna, to pierwszym problemem w projekcie jej tworzenia jest określenie miejsca, od którego należy zacząć. Ten moment wydaje się być jednym z punktów krytycznych w takich projektach, które notabene w zdecydowanej większości kończą się niepowodzeniem. Budowa CMS musi być zatem dokładnie zaplanowana i przemyślana. 

Efektywność dostarczanych usług jest pochodną utrzymywania zasobów usług oraz powiązanych jednostek konfiguracji pod stałą kontrolą, realizowaną przez procesy zarządzania zasobami i konfiguracją usług (SACM, ang. Service Asset and Configuration Management) oraz zarządzania zmianą (CM, ang. Change Management). Zasoby oraz jednostki konfiguracji usług będą zapisywanie w bazie lub bazach CMBD, będących częścią składową systemu zarządzania konfiguracją (CMS, ang. Configuration Managament System). Sprawnie działający system, wraz z kompletnymi procesami SACM oraz CM zapewnią, że usługi będą pod stałą kontrolą. Myśląc o CMDB, należy mieć przede wszystkim na uwadze system CMS. System ten będzie agregatem wszystkich baz CMDB, potrzebnych dostawcy usług IT do dostarczania usług informatycznych.

Budowa CMS

Budowa CMS - struktura SKMS - CMS - CMDB

Wielu liderów przekonanych jest co do konieczności posiadania systemu zarządzania konfiguracją, jednak jej budowa jest ciężka i kosztowna. Wielu z nich nie decyduje się na ten krok szczególnie ze względu na drugi aspekt. Bardzo ciężko jest im wytłumaczyć zasadność wydania znacznej części środków na budowę czegoś, z czego biznes nie będzie czerpał bezpośrednio korzyści. O ile efektywność samego IT może znacznie wzrosnąć, tak z trudem przychodzi wytłumaczenie, jak zmaterializuje się to w kontekście biznesowym.

Jeżeli już uda się pozyskać środki na zbudowanie systemu zarządzania konfiguracją, należy sobie przede wszystkim odpowiedzieć na pytania:

  1. Jakie źródła danych posiadam i które z nich są mi potrzebne (CMDB – jedno czy wiele)?
  2. Jakie procesy będą mi potrzebne do zarządzania systemem CMS?

CMS – system z jednym czy wieloma CMDB?

Budowa CMS i baz CMDB wymaga w pierwszej kolejności świadomości i wiedzy na temat już istniejących baz konfiguracji, do których można byłoby się odnieść. Dodatkowo konieczne jest zrozumienie przechowywanych informacji oraz możliwego sposobu ich wykorzystania.

Po tym kroku wielu liderów IT zastanawia się nad sposobem wprowadzenia jednej, zunifikowanej i ustandaryzowanej bazy zarządzania konfiguracji, odpowiadającej potrzebom całej organizacji. Na tym etapie większość projektów kończy swój bieg. Ze względu na kosztowność oraz czasochłonność wprowadzenia jednej, wspólnej bazy CMDB  projekty kończą się niepowodzeniem. Dodatkowo ciężko jest opracować i wdrożyć bazę odpowiadającą potrzebom całej organizacji.

Lepszym podejściem, które sprawdza się w praktyce, jest połączenie wielu baz zarządzania konfiguracji w ramach jednego systemu zarządzania konfiguracją i zapewnienie poprawności i spójności danych w ramach pojedynczych baz CMDB. Takie podejście jest sugerowane przez dobre praktyki ITIL.

Więcej o wartościach połączonych baz CMDB w ramach systemu zarządzania konfiguracją.

Jakich procesy są potrzebne do zarządzania CMS?

Określenie zestawu procesów potrzebnych do efektywnej administracji systemem zarządzania konfiguracją stanowi jeden z krytycznych czynników sukcesu. Zanim budowa CMS wejdzie w etap realizacji, liderzy IT muszą w pierwszej kolejności zweryfikować istnienie procesów do zbierania informacji na temat zasobów oraz jednostek konfiguracji, a także zapewnić, że wszystkie zmiany dotyczące zasobów będą odbywać się w sposób kontrolowany i ustrukturyzowany. Do tego celu będą potrzebne procesy zarządzania zasobami i jednostkami zarządzanie zasobami i konfiguracją usług (SACM, ang. Service Asset and Configuration Management) oraz zarządzania zmianą (CM, ang. Change Management).

Posiadanie samego systemu zarządzania konfiguracją bez procesów zapewniających akuratność, spójność oraz integralność gromadzonych informacji, będzie miało znikomą wartość dla IT. Do największych problemów w takiej sytuacji można zaliczyć:

  1. utratę spójności informacji na temat zasobów oraz jednostek konfiguracji będących komponentami usług;
  2. brak kontroli finansowych nad zasobami usług;
  3. brak wystarczających informacji lub też ich nadmiar, co prowadzi do utraty kontroli nad zasobami usług.