Wielu liderów IT przyznaje, że ich obecne wydatki są zbyt mocno skorelowane z aktywnościami ukierunkowanymi na utrzymanie status-quo w infrastrukturze informatycznej (problem znany jako „keep-the-lights-on”). Co zrobić w sytuacji, gdy problem ten konsumuje znaczną część budżetu IT? W takim wypadku może warto przeanalizować budżet i podejście do jego planowania?

Wielu menadżerów IT popełnia błąd grupowania oraz wrzucania projektów wsparcia i utrzymania (ang. keep-the-lights-on) z projektami rozwojowymi (ang. grow-the-business) do jednego worka. Dość częstą praktyką jest patrzenie całościowo na ten worek w ujęciu procentowego przychodu. Lepszym natomiast rozwiązaniem jest rozdzielenie tych dwóch kategorii kosztów. Koszty wsparcia i utrzymania analizować pod kątem części przychodu, jakie one stanowią z jednoczesną próbą utrzymania ich na jak najmniejszym poziomie. Projekty grow-the-business powinny być traktowane na równi z innymi, także spoza IT, co oznacza, że na podstawie uzasadnienia biznesowego powinny konkurować o finansowanie. Jeżeli istnieje uzasadnienie dla takich projektów, jedynym czynnikiem ograniczającym powinna być ilość środków.

Dlaczego takie podejście jest lepsze? Najprawdopodobniej pozwoli na podejmowanie lepszych decyzji. Z dużym poziomem prawdopodobieństwa można przyjąć, że wiele projektów, które udałoby się zrealizować zostało finalnie odrzuconych, bo IT nie miało już wystarczających środków w swoim budżecie na ich realizację. Z drugiej strony z pewnością realizowano też projekty tylko dlatego, by nie pomniejszyć swojego budżetu w następnym cyklu.

Keep-the-lights-on – dlaczego to taki duży problem?

Skoro nikt nie chce wydawać zbyt wielu funduszy IT na utrzymanie i wsparcie systemów informatycznych, to dlaczego za wiele w temacie się nie dzieje? Odpowiedź po części zaszyta jest w samej nazwie keep-the-ligths-on. Wyłączenie światła zwyczajnie nie wchodzi w grę, gdyż jest to stawka za utrzymanie pozycji w biznesie. Jeżeli przestają działać systemy, a telefony nie odpowiadają, bez znaczenia pozostaje to, jak innowacyjny jesteś.

Szacunki Gartnera dotyczące funduszy IT sięgają 4 trylionów dolarów w skali światowej, więc można byłoby przyjąć, że informatyka z takim zapleczem jest motorem innowacyjności i efektywności. Jak się okazuje, nie do końca tak jest . Wg raportu Gartnera, 80-85% wydatków IT przeznaczane są na „utrzymanie światła” – keep-the-lights-on. Taka ilość środków (dla lepszego wyobrażenia: $800 000 000 000 000 000) to całkiem sporo. Szerzej problem ten został omówiony w dokumencie „Why IT stuggles to innovate and how you can fix it„.